How to make an event?

Postingan kali ini, saya akan membahas secara sederhana tentang bagaimana menyiapkan acara. Harapannya, postingan ini bisa menjadi pengingat bagi saya dalam membuat event lain kedepannya. Sebagai Duta Sanitasi Riau, tak jarang saya membuat beberapa event yang walaupun hanya dalam intra sekolah, tapi untungnya bermanfaat sebagai penebal laporan kerja, hehe.

Pengalaman saya yang paling 'gila' dalam membuat acara adalah Pekan Sanitasi Spansa 2013. Acara ini sebenarnya idenya sudah dua minggu sebelumnya, tapi baru eksekusi dua hari sebelum acara :)) Betapa gilanya saya dan team, hehe.

Ini logonya saja, saya sudah berusaha upload foto kegiatannya, tapi karena size nya gede, koneksi lelet dan saya malas ngedit fotonya biar kecil :3 dibuat dengan softwer AAA Logo Maker 2010

Secara garis besar, pelaksanaan event / acara berkisar pada Perencanaan, Persiapan dan Pelaksanaan. Sebenarnya saya mau menambahkan evaluasi di akhir, tapi bakal merusak susunan 3P nya, jadi biarkan saja menjadi 3P, Perencanaan, Persiapan, Pelaksanaan. Lalu seperti apa sih detail 3P itu? *drumroll*

Perencanaan

Acara yang baik, dipersiapkan dengan baik pula. Dalam perencanaan, dibutuhkan kerja sama yang baik dalam tim persiapan acara. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam perencanaan:

• Pembagian peran tim.
• Tema, konsep dan judul acara.
• Bagaimana jalannya acara.
• Siapa narasumber, siapa tamu, siapa peserta. 
• Bagaimana Konsumsi *pentingbanget*
• Pembiayaan dan penyiapan infrastruktur, dimana acaranya, apa saja peralatannya.
• Dan lain lain...

Persiapan

Jika tadi di perencanaan hanya menyiapkan, disinilah pelaksanaan persiapan dimulai. Langsung saja contoh persiapan dengan perencanaan seperti diatas:

• Pembuatan Leaflet, brosur, spanduk, dll. Serta pemasangan dan penyebarannya.
• Penyewaan gedung, koordinasi lighting dan sound, penataan ruang.
• Fix dengan penyedia konsumsi *sekalilagi,pentingbanget*
• Penyebaran undangan.
• Pengiriman proposal dana, jika ada peminjaman alat-alat, pastikan udah okefix.
• Gladi Bersih, Gladi Kotor, Gladi Nggakbersihnggakkotor *apaan*
• dan lain lain.

Persiapan ini, alangkah baiknya matang semuanya maksimal H-1. Kenapa? karena tak jarang acara yang saya datangi, dikarenakan baru saja fix dengan tempatnya tadi malam, paginya acara harus tertunda karena koordinasi sound ruangan. Padahal overall acaranya bagus, karena tertunda akibat telatnya persiapan saja jadi ternodai *apaan*

Pelaksanaan

Eksekusi~

Yang terpenting dalam pelaksanaan adalah usahakan tetap berpandu pada susunan acara. Karena itulah tim juga harus mempersiapkan kemungkinan jika ada acara yang batal atau tertunda, apakah susunannya diubah, atau ada acara cadangan yang dipersiapkan untuk jaga jaga, terserah tim bagaimana mengaturnya. Yang penting jangan sampai peserta tau ada yang tidak beres, hehe.

-bonus- (?)

Evaluasi

Seperti yang saya bilang diatas bahwa evaluasi ini tidak saya masukkan 3P karena tidak lucu saja jika menjadi PPPE, karena mengingatkan saya dengan salah satu jenis plasitk makanan.

Evaluasi sangat penting jika acara tersebut merupakan acara rutin. Jadi evaluasi sangat berguna agar acara kedepannya lebih sempurna lagi. Tapi jika acara bukanlah acara rutin, bukan berarti tidak penting untuk dievaluasi. Setidaknya bisa menjadi pembelajaran pribadi bagi tim panitia.

Sekian panduan singkat dari saya, semoga berguna :))